Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est SMARTDEX SARL AU, société immatriculée au Maroc.

Adresse enregistrée

BUR N° 2 EL CHORAFAA B HADIKA AIN SEBAA
CASABLANCA, MAROC

ICE

003834468000083

RC

705443

Contact données personnelles

contact@smartdex.ma

2. Cadre applicable

Les traitements décrits dans cette politique sont présentés au regard de la loi marocaine n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, ainsi que des orientations publiques de la Commission Nationale de contrôle de la protection des Données à caractère Personnel (CNDP).

À la date de publication de cette page, le statut des formalités CNDP de SmartDex n’a pas encore été confirmé. Aucun numéro de déclaration, d’autorisation ou d’autorisation de transfert hors du Maroc n’est donc affiché.

3. Données personnelles collectées

Formulaire de contact

Le formulaire de contact peut collecter le nom, l’adresse email, l’entreprise, le type de projet, le budget, le sujet et le message. Les demandes sont conservées par SmartDex afin de les recevoir, les comprendre, répondre à la personne et assurer un suivi commercial manuel directement lié à la demande initiée.

Parcours de devis

Le parcours de devis peut collecter la description du projet, le nom du client, l’adresse email, le téléphone, le budget, le calendrier, le type de projet, les fonctionnalités demandées et les informations pertinentes communiquées sur le projet. Ces données servent à comprendre le besoin, préparer un devis, générer et fournir l’estimation, répondre à la demande commerciale et conserver les éléments commerciaux pertinents.

Chatbot

Le chatbot peut traiter les messages saisis par le visiteur et conserver temporairement certaines informations de conversation afin de maintenir la continuité de l’échange. Ces conversations ne doivent pas être considérées comme anonymes dans tous les cas : un visiteur peut volontairement saisir des informations identifiantes dans les messages libres.

4. Finalités des traitements

• Répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact.
• Analyser les besoins exprimés par les prospects et clients.
• Préparer, générer et transmettre des devis.
• Maintenir la continuité des conversations avec le chatbot.
• Assurer un suivi commercial manuel lié à une demande initiée.
• Conserver les dossiers commerciaux utiles aux obligations contractuelles, comptables, probatoires ou légales.
• Mesurer l’audience du site lorsque le visiteur accepte les cookies analytiques.

L’envoi d’un formulaire de contact ou de devis ne vaut pas inscription à une newsletter, à une liste promotionnelle ou à une campagne marketing automatisée.

5. Données obligatoires et facultatives

Les informations marquées comme obligatoires dans un formulaire sont nécessaires pour traiter la demande concernée. Les champs facultatifs peuvent être laissés vides ; ils permettent seulement de mieux comprendre le contexte du projet ou de faciliter la réponse.

Les formulaires de contact et de devis affichent la mention : « En envoyant ce formulaire, vous reconnaissez avoir pris connaissance de notre Politique de confidentialité. » Cette mention confirme la présentation de l’information relative à la confidentialité. Elle ne constitue pas un consentement à des communications publicitaires, à une newsletter ou aux cookies.

6. Conditions des traitements

Les traitements sont réalisés lorsque les informations sont nécessaires à la réponse à une demande, à la préparation d’un devis, à la gestion d’une relation commerciale initiée par la personne concernée, à la conservation d’éléments requis ou justifiés par des obligations commerciales, contractuelles, comptables, probatoires ou légales, ou lorsque la personne a accepté les cookies analytiques optionnels.

SmartDex limite les données collectées aux informations utiles au traitement de la demande et ne demande pas d’informations sans lien avec les services proposés sur le site.

7. Chatbot et intelligence artificielle

SmartDex utilise des services OpenAI pour certaines fonctionnalités assistées par intelligence artificielle, notamment le traitement du chatbot, l’extraction ou la structuration des besoins projet et l’aide à la rédaction du contenu des devis.

SmartDex applique des mesures de minimisation avant certains traitements OpenAI. Les informations qui ne sont pas nécessaires à la tâche d’IA, notamment certaines coordonnées ou informations administratives, sont exclues ou réduites lorsque cela est possible. Pour le chatbot, SmartDex cherche également à limiter les informations sensibles transmises au strict nécessaire.

Ces protections ne permettent pas d’affirmer qu’aucune donnée personnelle n’est jamais transmise à OpenAI : un visiteur peut saisir librement des informations identifiantes, et une rédaction automatisée ne peut pas être présentée comme parfaite.

8. Destinataires et prestataires

Les données peuvent être accessibles aux personnes habilitées de SmartDex lorsque cela est nécessaire au traitement des demandes et au suivi commercial correspondant.

9. Transferts éventuels hors du Maroc

Certains prestataires de SmartDex peuvent traiter ou héberger des informations hors du Maroc, notamment Vercel, Railway, Supabase, OpenAI, Google et Microsoft. Ces opérations dépendent des lieux de traitement propres à chaque prestataire.

À ce stade, SmartDex ne confirme pas qu’une formalité CNDP applicable aux transferts hors du Maroc a été finalisée. Cette section devra être actualisée lorsque l’analyse et les formalités requises auront été confirmées.

10. Durées de conservation

• Demandes de contact : jusqu’à 365 jours selon la politique actuelle, sauf conservation plus longue justifiée par une relation en cours ou une obligation légale.
• Devis abandonnés, en attente ou échoués : 365 jours.
• Conversations chatbot : 60 jours.
• Devis temporaires générés : 24 heures.
• Devis traités ou commercialement pertinents : jusqu’à 2555 jours, soit environ 7 ans, lorsque cela est approprié pour des besoins commerciaux, contractuels, comptables, probatoires, de litige ou légaux.

Certains devis traités peuvent être conservés plus longtemps lorsqu’ils doivent être préservés pour des raisons commerciales, contractuelles, comptables, probatoires, de litige ou légales. Les durées indiquées sont donc des durées maximales ou approximatives, sous réserve des obligations applicables et des besoins légitimes de conservation.

11. Cookies et mesure d’audience

Le site utilise des cookies nécessaires au fonctionnement du service et des cookies analytiques optionnels. Les analytics sont désactivés par défaut et ne sont activés qu’après acceptation. Les outils optionnels actuellement prévus sont Google Analytics 4, Microsoft Clarity et Vercel Analytics.

Le visiteur peut accepter, refuser ou modifier son choix via « Gérer les cookies ». Le refus des analytics n’empêche pas la navigation sur le site, l’utilisation du formulaire de contact, du parcours de devis ou du chatbot.

Pour le détail, consultez la Politique de cookies.

12. Sécurité

SmartDex met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, l’altération, la divulgation, la perte ou la destruction. Ces mesures comprennent notamment des communications sécurisées, des contrôles d’accès, la minimisation des données et des garanties adaptées aux traitements réalisés.

Aucune méthode de transmission ou de stockage ne peut être garantie comme totalement sûre. SmartDex évite de publier les détails techniques qui pourraient réduire la sécurité du service.

13. Vos droits

Conformément à la loi 09-08, les personnes concernées disposent notamment d’un droit à l’information, d’un droit d’accès, d’un droit de rectification et d’un droit d’opposition au traitement de leurs données personnelles. Une suppression ou un effacement peut aussi être demandé lorsque cela est applicable, en particulier lorsque les données sont inexactes, incomplètes, périmées ou traitées contrairement aux exigences applicables.

SmartDex peut demander des informations raisonnables pour vérifier l’identité du demandeur avant de traiter une demande de droits, sans exiger par défaut des justificatifs excessifs.

14. Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en contactant SmartDex par email ou par courrier :

15. Réclamation auprès de la CNDP

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez contacter ou saisir la Commission Nationale de contrôle de la protection des Données à caractère Personnel (CNDP). La CNDP présente ses informations pour les personnes concernées et ses canaux de plainte sur son site officiel.

Informations CNDP pour les personnes concernées
Déposer une plainte auprès de la CNDP

16. Modification de la politique

SmartDex peut mettre à jour cette politique lorsque les traitements, les prestataires, les durées de conservation, les mesures de sécurité ou les exigences légales et réglementaires évoluent. Les changements importants doivent donner lieu à une mise à jour de la date affichée sur cette page.

17. Action de conformité à finaliser

SmartDex doit confirmer les formalités CNDP applicables aux traitements décrits et aux éventuels transferts de données hors du Maroc avant d’ajouter toute référence officielle dans cette politique ou dans les mentions de collecte.